Welkom op het sport­bestuurders­platform!

Het lijkt erop dat de regel in het Huishoudelijk Reglement erg beperkend is en weinig ruimte laat voor flexibiliteit in onvoorziene situaties. De formulering verplicht het bestuur inderdaad om goedkeuring te krijgen van de Algemene Vergadering (AV) voor uitgaven buiten de vastgestelde begroting. Dit betekent dat zelfs als er geld is gereserveerd voor een voorziening zoals het meerjarenplan, de uitgaven formeel niet zonder goedkeuring gedaan mogen worden.

Een paar overwegingen om hiermee om te gaan:

Begrotingswijziging: Het formeel wijzigen van de begroting kan inderdaad een oplossing zijn. Hierbij leg je de aangepaste begroting ter goedkeuring voor aan de ledenvergadering, vooral als de uitgaven substantieel zijn en de goedkeuring van de AV vereist is.

Tussentijdse melding: Een andere benadering zou kunnen zijn om tussentijdse meldingen te doen aan de AV, waarbij je de onverwachte uitgaven transparant maakt, zonder direct de hele begroting te hoeven herzien. Dit kan vooral werken bij kleinere bedragen of als er al sprake is van een gereserveerde voorziening zoals het meerjarenplan.

Voorstel tot aanpassing van het Huishoudelijk Reglement: Als je als bestuur vaker tegen dit soort situaties aanloopt, zou het zinvol kunnen zijn om de AV te vragen om het Huishoudelijk Reglement te versoepelen. Dit kan bijvoorbeeld door op te nemen dat het bestuur in beperkte mate, of tot een bepaald bedrag, uitgaven buiten de begroting mag doen zonder directe goedkeuring van de AV. Zo creëer je meer flexibiliteit.

In situaties zoals extra kosten voor notariskosten, is het vaak verstandig om vooraf te bepalen of dit binnen een bepaalde post van de begroting valt (bijvoorbeeld onvoorzien of juridische kosten). Als dergelijke uitgaven regelmatig voorkomen, kan het slim zijn om een extra buffer in de begroting op te nemen voor onvoorziene kosten, zodat je niet steeds de begroting hoeft te wijzigen.

Wij hebben een postbus voor ‘gewone’ post. Pakketten laten we naar privé adressen versturen van één van de bestuursleden.